Política de Gestión de Riesgos Penales y de Gestión de Riesgos de Soborno.
El Compliance Officer de OCIDE, como parte de la responsabilidad de formular políticas y organizar sistemas de gestión internos, emite esta política del Sistema de Gestión de Riesgos Penales y de Gestión de Riesgos de Soborno. El objetivo de esta Política es exigir el cumplimiento de la legislación penal y leyes Antisoborno que sean aplicables dentro de las sociedades que conforman OCIDE.
a. Objeto.
El objeto de la Política del Sistema de Gestión de Riesgos Penales y Gestión de Riesgos de Soborno, por un lado, permite establecer las bases de actuación para la identificación y gestión de los riesgos para prevenir la comisión de delitos que afectan a la organización, la cual deberá ser de obligado cumplimiento para todos los empleados y terceros que se considere oportuno que trabajan en OCIDE y por otro lado, se establecen las normas básicas y un marco para prevenir y detectar sobornos en las operaciones de OCIDE. De manera explícita, la presente política determina que los empleados de OCIDE no permiten el pago, solicitud o aceptación directa de pagos inapropiados (por ejemplo, sobornos o propinas ilegales), cualquiera que sea su forma. Además, tiene como objeto prohibir la comisión de cualquier hecho delictivo dentro de la actividad de OCIDE.
El propósito de esta Política es reiterar el compromiso de OCIDE con el total cumplimiento de toda ley Anti-Soborno y Anti-Corrupción aplicable. Esta Política complementa al Código de Conducta y proporciona una pauta para el cumplimiento de las políticas de OCIDE aplicables a las operaciones de OCIDE en todo el mundo.
La voluntad de OCIDE es combatir y prevenir la comisión de cualquier acto ilícito en el seno de la misma, por lo que esta política supone un compromiso de vigilancia y sanción de los actos y conductas delictivas, mantenimiento del sistema de gestión y la creación de una cultura empresarial enfocada a la ética y a la honestidad.
b. Alcance.
El alcance de la presente Política comprende a todas las actividades desarrolladas por OCIDE. No se exceptúa ningún proceso ya que la comisión de delitos se puede dar en todas las áreas de actividad.
Esta Política es aplicable para todos los trabajadores de OCIDE. El requisito de reporte de esta Política también es aplicable a los contratistas y proveedores de OCIDE, siendo el propósito de esta Política complementar todas las leyes, reglas, y otras políticas corporativas aplicables, sin tener en ningún caso como propósito reemplazar a ninguna ley.
c. Principios fundamentales.
- La Dirección y el Órgano de Administración de OCIDE es consciente de la importancia de los riesgos penales, está comprometida a tratar los riesgos que pudieran afectar a la organización mediante la identificación, gestión y control de las diferentes actividades de la organización, estableciendo para ello la presente Política como un mecanismo que permita alcanzar los objetivos de la organización, aportar una seguridad y garantías a los diferentes grupos de interés y proteger la reputación de la organización. Los principios por los que se rige son:
- Implantación de las actuaciones necesarias para prevenir la comisión de actos ilícitos mediante las medidas preventivas identificadas como consecuencia del análisis de riesgos realizado.
- Favorecer la comunicación de las posibles irregularidades, a través del canal de denuncias, a través del cual, cualquier empleado o tercero interesado puede poner en conocimiento los actos que tenga conocimiento.
- Investigar cualquier denuncia que se presente, garantizando la confidencialidad del denunciante y los derechos de las personas investigadas.
- Sancionar disciplinariamente, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable en cada momento, a las conductas que estén destinadas a impedir o dificultar el descubrimiento de delitos y la no comunicación de un hecho delictivo.
- Cumplir con el Código ético y de Conducta establecido en OCIDE.
- Concienciar a todos los empleados para que no exista ningún tipo de tolerancia en la comisión de delitos.
- Proporcionar los medios materiales y humanos al Compliance Officer para que pueda llevar a cabo las labores encomendadas
d. Principios fundamentales para la Gestión de Riesgos Anti-Soborno.
La corrupción se define como la práctica que consiste en hacer abuso de poder, de funciones o de medios para sacar un provecho económico o de otra índole. El soborno es la oferta, promesa, o pago de efectivo, regalos, o incluso entretención excesiva, o el incentivo de cualquier tipo que se ofrezca o se entregue a una persona en una posición de confianza para influenciar los puntos de vista o conducta de esa persona, o para obtener una ventaja inadecuada. La corrupción pueden tomar varias formas, incluyendo la entrega o aceptación de:
- Pagos en efectivo;
- Trabajos falsos;
- Sobornos ;
- Contribuciones políticas;
- Contribuciones de caridad;
- Beneficios sociales; o
- Regalos, viajes, hospitalidad, y reembolso de gastos
La política de OCIDE con respecto al soborno y la corrupción es absolutamente clara: nadie puede ofrecer, dar ni recibir sobornos ni pagos indebidos con relación a su trabajo para OCIDE de nadie ni a nadie en ningún momento y por ningún motivo, y nadie debe solicitar a nadie más que participe en un soborno o realice un pago indebido en representación de OCIDE. Ningún ejecutivo, director, empleado ni socio comercial puede:
- Influir sobre la voluntad u objetividad de personas ajenas a la compañía para obtener algún beneficio o ventaja mediante el uso de prácticas no éticas y/o contrarias a la Ley aplicable.
- Realizar ni ofrecer, de forma directa o indirecta, ningún pago -en metálico o de cualquier otro tipo y bajo cualquier forma contractual-, o cualquier otro beneficio o ventaja a cualquier persona física o jurídica:(i) al servicio de cualquier autoridad, entidad, pública o privada, partido político o candidatos para cargos públicos, con la intención de obtener o mantener, ilícitamente, negocios u otras ventajas; (ii) con la intención de que éstas abusen de su influencia, real o aparente, para obtener de cualquier autoridad, entidad, pública o privada, cualquier negocio u otra ventaja; o (iii) cuando se tenga conocimiento de que todo o parte del dinero o de la especie será ofrecida o entregada, directa o indirectamente, a cualquier autoridad, entidad, pública o privada, partido político o candidatos para cargos públicos, con cualquiera de los propósitos mencionados.
- Financiar ni mostrar apoyo o soporte de cualquier otra clase, directa o indirectamente, a ningún partido político, sus representantes o candidatos.
- Utilizar las donaciones para encubrir pagos indebidos.
- Solicitar ni percibir de manera indebida, directa o indirectamente comisiones, pagos o beneficios, de terceros con ocasión de o con causa en las operaciones de inversión, desinversión, financiación o gasto que lleve a cabo la compañía.
- Promover e incentivar entre sus socios, proveedores, contratistas y empresas colaboradoras el conocimiento de esta política y la adopción de pautas de comportamiento consistentes con la misma.
- No prestar especial atención a aquellos supuestos en que existan indicios de falta de integridad de las personas o entidades con las que se realizan negocios, con el fin de prevenir y evitar la realización de blanqueo de capitales provenientes de actividades delictivas o ilícitas.
- No reflejar fielmente y de forma adecuada todas las actuaciones, operaciones, y transacciones de la compañía en los registros y sistemas de la misma.
- No actuar bajo el principio de transparencia de la información, reportando todas las actuaciones, operaciones y transacciones de OCIDE de manera veraz, clara y contrastable.
- Realizar “pagos de facilitación”: Los pagos realizados a Funcionarios Públicos para estimular o acelerar el cumplimiento de un deber u obligación existente (llamados por lo general “Pagos de facilitación”) están prohibidos por OCIDE
e. Sistema de Gestión de Riesgos Penales y Anti-Soborno.
La Política se ejecuta mediante el Sistema de Gestión de Riesgos Penales y Anti-Soborno, apoyado en la función del Compliance Officer y soportado por los procedimientos, metodologías y herramientas de soporte internas, que permite:
- Identificar los riesgos y amenazas que pueden afectar a la organización, gestionando su posible ocurrencia dentro de OCIDE.
- Establecer una estructura de políticas y directrices, para la aprobación y despliegue de planes de tratamiento enfocados a mitigar los riesgos de OCIDE.
- Medir y controlar los riesgos siguiendo procedimientos y estándares de OCIDE.
- Analizar los riesgos asociados a los servicios y procesos, como elemento esencial en la toma de decisiones y estrategias de negocio.
- Mantener un sistema de control del cumplimiento de políticas y procedimientos implantados en la organización.
- Evaluar la eficiencia y aplicación del Sistema de Gestión de Riesgos Penales y Anti-Soborno y las mejores prácticas y recomendaciones en materia de riesgos para su eventual incorporación al Sistema de Gestión.
- Evaluar la eficacia de los controles implantados mediante un cuadro de indicadores, revisiones, e informes de control.
- Auditar el Sistema de Gestión de Riesgos Penales y Anti-Soborno para comprobar la adecuación de los procesos y los de los controles definidos para mitigar los riesgos identificados.
f. Auditorías.
Las Auditorías de OCIDE, unidades operativas, y contratistas, se realizarán de forma periódica para asegurar el cumplimiento de los requisitos de esta Política y de los procedimientos y pautas aplicables. Las Auditorías podrán ser realizadas, bien internamente por OCIDE o externamente a través de terceros contratados. En la documentación de Auditoría se incluirán los planes de acción para la mejora del desempeño.
g. Registros.
Todo el Personal y los socios comerciales empleados por OCIDE deben documentar y registrar de manera precisa todos los gastos realizados en representación de OCIDE y está prohibido ocultar o tergiversar los gastos de las sociedades o realizar pagos en representación de OCIDE sin las aprobaciones necesarias y la documentación de respaldo que verifique la validez de la operación.
h. Disciplina.
Todo trabajador que no cumpla con los términos de esta Política estará sujeto a acción disciplinaria. Todo trabajador que tenga conocimiento directo sobre potenciales incumplimientos de esta Política pero que no denuncie dichos potenciales incumplimientos al Compliance Officer de OCIDE, podría estar sujeto a acción disciplinaria. Todo trabajador que induzca a error u obstaculice a los investigadores que se encuentren realizando averiguaciones sobre potenciales incumplimientos de esta Política estará sujeto a acción disciplinaria. En todos los casos, la acción disciplinaria podrá incluir el término de la relación laboral. Todo agente tercero que no cumpla con los términos de esta Política, que tenga conocimiento de potenciales incumplimientos de esta Política y que no cumpla con informar al Compliance Officer de OCIDE respecto a dichos potenciales incumplimientos, o que induzca a error u obstaculice a los investigadores que se encuentren realizando averiguaciones sobre potenciales incumplimientos de esta Política, podrá ver su contrato reevaluado o terminado.
i. Mejora Continua
OCIDE tiene un alto compromiso con la mejora continua del Sistema de Gestión de Riesgos penales y Antisoborno.
j. Compliance Officer
Cabe destacar que el Compliance Officer no tiene conflicto de intereses y demuestra en el día a día la integridad y compromiso con el Compliance Penal y la Prevención del Soborno. Además, el Compliance Officer tiene:
- Capacidad y prestigio para que sus consejos tengan aceptación.
- Las competencias necesarias para desarrollar sus funciones.
El Compliance Officer es independiente del resto de órganos de OCIDE, garantizando la imparcialidad en toda la toma de decisiones.
k. Obligaciones de denunciar e información adicional
Todo el Personal, Socios comerciales de OCIDE, empleados por OCIDE o cualquier tercero relacionado con OCIDE, tienen la responsabilidad de denunciar inmediatamente cualquier sospecha o conocimiento de que se haya cometido una infracción de esta Política, otras políticas de OCIDE y cualquiera de las leyes aplicables.
OCIDE se asegurará de que los canales de denuncia se encuentren disponibles y se asegurará de que la información de contacto precisa para estos mecanismos de denuncia se encuentre disponible. Las denuncias podrán ser anónimas.
- Número de teléfono: 963 394 220
- Correo postal: C/ Clariano nº 16 Entlo – 46021 Valencia
- Formulario de denuncia: a través del canal de denuncias de OCIDE, disponible en el enlace: https://channel.globalsuitesolutions.com/ocide
En Valencia, a 13 de Septiembre de 2021,
Fdo: Sergio Alfaro / Javier Alfaro — Administradores
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