El canal de comunicación es el medio creado por Ocide Construcción S.A. (en adelante, OCIDE) para la recepción de las comunicaciones, con la finalidad de registrar su entrada, clasificarlas, investigarlas y comunicarlas según sea necesario en cada caso.
Mediante este canal de comunicación, los empleados y terceros harán llegar al COMPLIANCE OFFICER todos aquellos hechos o actos que atenten contra el Código Ético, la política SGRP, así como aquellos hecho o actos que el comunicante pudiera considerar contrarios a la normativa aplicable, así como cualquier otra irregularidad que se pueda observar contraria a principios legales o normativos, además de cualquier duda respecto a su aplicación o sugerencia al respecto.
OCIDE ha tenido en cuenta la normativa de protección de datos a la hora de definir el canal de comunicación, de forma que se permite la presentación de denuncias anónimas o nominales, y en todo caso OCIDE deberá garantizar que la identidad del denunciante se mantendrá confidencial en todas las etapas del proceso y, en concreto, que no se divulgará a terceros, ni a la persona incriminada y a los mandos directivos del empleado, en caso de que ello plantee un conflicto de intereses.
Asimismo, el canal de comunicación permite garantizar el anonimato en la comunicación sin así lo desea el comunicante.
Con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y en base al artículo 5.2.h) de la misma, con este documento se pretende dar cumplimiento al requisito legal consistente en “contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas interno de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo”.
El objeto de la Política es el establecimiento de un documento al alcance de todas las partes interesadas relacionadas con OCIDE donde se enuncien los principios generales en materia del canal de comunicación y de defensa de los informantes.
El ámbito de aplicación y por tanto, el alcance de la Política, comprende todas las actividades desarrolladas por OCIDE y todos los trabajadores de la entidad, así como al resto de partes interesadas (personal en prácticas, clientes, contratistas, proveedores, partners, otros colaboradores sin relación laboral) de OCIDE
En su primera comunicación, la Política será debidamente anunciada en el seno de OCIDE, así como a terceros a través de los medios informativos de los que la entidad dispone (web corporativa). Para conocimiento de todas las partes, la Política se mantendrá disponible en la plataforma de gestión laboral interna (para los trabajadores), así como en la web corporativa (para el resto de partes interesadas), y especialmente accesible en el momento de hacer una comunicación desde el canal de comunicación.
El órgano de gobierno de OCIDE ha nombrado al COMPLIANCE OFFICER de la entidad como el responsable del Sistema Interno de Información, que basará su actuación en su procedimiento de gestión de comunicación, con todas las salvaguardas en caso de que pudiera producirse un conflicto de intereses.
- Confidencialidad y protección de datos: cabe precisar que cualquier persona de la entidad legitimada debidamente para participar en el proceso de recepción, investigación o resolución de comunicaciones ha adquirido el compromiso de confidencialidad respecto de toda aquella información a la que pudiera tener acceso. De igual modo, el informante tendrá el deber de guardar secreto sobre la información o hechos trasladados en la comunicación y sobre la identidad de los afectados. Bajo ningún concepto la identidad de los informantes será revelada ni a los afectados por la comunicación, ni a terceros, salvo que la misma debiera ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a cualquier otra Administración Pública con competencia en la materia, siempre bajo la existencia de obligación legal.
- Anonimato: se garantiza, en todo caso, la posibilidad de comunicar informaciones, con carácter anónimo. Para ello, la plataforma electrónica del Canal de Comunicación cuenta con un mecanismo de comunicación seguro. Asimismo, se garantizará el anonimato siempre que la persona informante ponga los medios necesarios al utilizar otras vías diferentes a la plataforma para realizar su comunicación, puesto que la entidad no intentará en ningún caso averiguar su identidad proactivamente.
- Buena fe: las comunicaciones deberán formularse siempre de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, con el convencimiento de estar actuando correctamente y únicamente en beneficio de la entidad, del Estado y/o de la sociedad en general. Se prohíbe expresamente la formulación de comunicaciones falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la compañía. En cualquier caso, se garantiza que ningún informante podrá ser objeto de sanción por trasladar hechos a través del canal siempre que éste actuase de forma ética y de buena fe. No obstantes, el conocimiento de una comunicación no veraz podrá ser comunicado formalmente a las autoridades competentes por parte de OCIDE.
- Ausencia de represalias: queda estrictamente prohibido adoptar represalias contra cualquier persona que, de buena fe, ponga en conocimiento de la entidad, a través del canal de comunicación, incumplimientos, así como contra aquellos que puedan colaborar en la investigación o ayuden a resolverla. En todo caso, OCIDE no tomará represalias ni tolerará las represalias contra empleados que comuniquen de buena fe una posible infracción de esta Política, incluso si una investigación determinara que no ha ocurrido ninguna infracción.
- Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas: se preservarán en todo caso el honor y la presunción de inocencia y derecho de defensa de los afectados por una comunicación, y en especial, en los supuestos de comunicaciones infundadas, falsas o de mala fe, frente a las que se adoptarán, en su caso, las medidas disciplinarias que correspondan.
- Derecho de audiencia: en el transcurso de la investigación de la comunicación, la entidad se compromete a garantizar el derecho de audiencia del informante y el afectado, quienes, en su caso, podrán ejercer su defensa y plantear los argumentos, alegaciones y pruebas que en su caso se estimen pertinentes.
- Derecho de acceso al expediente: tanto el informante, como el afectado, podrán ejercitar el derecho de acceso al mismo ante el Responsable del Sistema, en los términos previstos en la ley.
- Asesoramiento: la entidad pone a disposición de los involucrados en una comunicación el debido asesoramiento sobre los derechos y garantías que les resultan de aplicación.
- Independencia y ausencia de conflicto de interés: el Responsable del Sistema actuará siempre garantizando la ausencia de conflicto de intereses y con la debida independencia en el ejercicio de sus funciones. En el caso de que pudiera producirse una situación de conflicto de intereses: 1º) el informante tendrá a su disposición todos los medios necesarios para acudir a la vía de información que le garantice poder efectuar la comunicación con todas las garantías establecidas en la Política, y 2º) el Responsable del Sistema iniciará el procedimiento de conflicto de intereses previsto en su procedimiento interno de gestión de comunicaciones, en aras de garantizar un proceso confidencial en todas las etapas de la investigación.
- Protección a personas interesadas con la comunicación: OCIDE actuará, en relación con el informante y con el afectado, en todos los casos, sujeto a todas las garantías indicadas en la presente Política, en cuanto a la confidencialidad, protección de datos, y seguridad de la información tratada.
Todas las partes interesadas vinculadas a OCIDE (empleados, personal en prácticas u otros colaboradores, proveedores, clientes, partners, etc) tienen la responsabilidad de comunicar inmediatamente cualquier sospecha o conocimiento de que se haya cometido una infracción de la presente Política, de otras políticas de OCIDE, del Código Ético de la entidad, u otro tipo de incumplimiento normativo o cualesquiera leyes aplicables.
Para ello, OCIDE tiene implantado su canal de comunicación, disponible de forma pública en el siguiente link de la página web corporativa:
https://channel.globalsuitesolutions.com/ocide
Las comunicaciones pueden ser anónimas o nominativas. El canal permite el registro escrito de comunicaciones, si bien OCIDE pone a disposición de los interesados igualmente la posibilidad de dirigirse al Responsable Interno del Sistema de Información de forma presencial (a través de un entrevista personal) en caso de que así se desee, sin más requisito que la petición personal al Responsable.
Con el fin de dotar al Canal de Comunicación de OCIDE de la mayor transparencia posible, OCIDE pone a disposición de los interesados un documento de condiciones de uso del canal de comunicación, que está accesible en el registro de las mismas.
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